Vedtægter

VEDTÆGTER FOR ASPERUP – ROERSLEV LOKALHISTORISKE
ARKIVFORENING
2024
§ 1. Navn
Foreningens navn er Asperup-Roerslev Lokalhistoriske Arkivforening. Arkivets
navn er Asperup -Roerslev Lokalhistoriske Arkiv. Foreningens hjemsted, og
arkivets arbejdsområde er Asperup og Roerslev sogne.
§ 2. Formål
Foreningens formål er at oprette og drive et lokalhistorisk arkiv, samt gennem
udadvendt virksomhed at udbrede kendskab til og vække interesse for de to
sognes historiske fortid og nutid. Foreningen virker som støttekreds for
Asperup-Roerslev Lokalhistoriske Arkiv og arbejder for at skaffe økonomisk
grundlag for dette.
Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billede- og
lydoptagelser, trykt materiale, kort og tegninger, samt andre data uanset
medium af ikke-statslig proveniens med tilknytning til Asperup og Roerslev
sogne, deres borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og
nutid. Desuden er det arkivets formål at stille det indsamlede materiale til
rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, samt
gennem udadvendt virksomhed/formidling at fremme kendskabet til og styrke
interessen for Asperup og Roerslev sognes historie.
§ 3. Arkivalier
Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og det forbliver at være
som sådan.
§ 4. Medlemskab og samarbejde
Asperup-Roerslev Lokalhistoriske Arkiv er medlem af Sammenslutningen af
lokalarkiver, SLA, og Sammenslutningen af lokalarkiver på Fyn og omliggende
øer, SLA-Fyn. Asperup-Roerslev Lokalhistoriske Arkiv deltager i lokale og
landsdækkende fællesregistreringer, der er arrangeret eller godkendt af SLA-
Fyn. I øvrigt samarbejder Asperup-Roerslev Lokalhistoriske Arkiv med andre
arkiver og beslægtede institutioner.
§ 5. Medlemmer
Som medlem kan optages husstande med rettigheder svarende til ét
medlemskab med interesse for Asperup og Roerslev sogne, mod at man
forpligter sig til at betale kontingent, hvis størrelse fastsættes af
generalforsamlingen. Foreninger, institutioner og virksomheder kan optages
som medlemmer med rettigheder svarende til ét medlemskab.
Kontingentindtægter skal anvendes til de i § 2 nævnte formål, samt til
foreningens administration.
Der udsendes rykker, såfremt der ikke betales kontingent til tiden, og man
slettes som medlem efter 2 års uafbrudt manglende betaling
§ 6. Eksklusion
Bestyrelsen har myndighed til at ekskludere et medlem, såfremt et medlem
modarbejder foreningens formål. Dette afgøres i bestyrelsen ved simpel
flertalsafstemning, som skal være skriftlig
§ 7. Bestyrelsens sammensætning
Asperup-Roerslev Lokalhistoriske Arkivforening består af en bestyrelse på 5
medlemmer. For bestyrelsen vælges 2 suppleanter.
Valg til bestyrelsen gælder for 2 år. I ulige år afgår 3 bestyrelsesmedlemmer,
og i lige år afgår 2 bestyrelsesmedlemmer. Suppleanter vælges for 1 år ad
gangen. De har ret til at deltage i og tale på bestyrelsesmøder, men har ikke
stemmeret. På den årlige generalforsamling vælges endvidere 2 revisorer,
samt 1 revisorsuppleant.
Bestyrelsen konstituerer sig efter den årlige generalforsamling med formand,
kasserer og sekretær og fastsætter selv sin forretningsorden. Hvis ingen blandt
bestyrelsesmedlemmerne kan varetage kassereropgaverne, kan der rekvireres
ekstern hjælp til denne opgave. Referater føres til protokol uanset medium.
Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper. Bestyrelsen er ansvarlig for
udarbejdelse af en arbejdsplan og et budget, samt for overholdelse heraf.
Ved konstitueringen skal den nye bestyrelse gennemgå vedtægterne, så
eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer får kendskab til disse. Ligeledes tages
stilling til, om der er behov for vedtægtsændringer inden næste
generalforsamling.
§ 8. Bestyrelsens arbejdsopgaver
Bestyrelsen udpeger en arkivleder. Arkivlederen har ansvar for arkivets drift og
samlingernes tilstand. Benyttelse af samlingerne sker under opsyn, således at
gældende tilgængelighedsregler og lovgivning overholdes. Bestyrelsen
godkender og om nødvendigt afsætter arkivets leder. Arkivlederen udpeger og
om nødvendigt afsætter frivillige medarbejdere i samråd med bestyrelsen.
Bestyrelsen godkender den funktionsbeskrivelse, som arkivlederen udarbejder.
Arkivlederen deltager i bestyrelsesmøder med taleret, men uden stemmeret.
Bestyrelsen påser og har ansvar for, at arkivlederen sørger for, at arkivets
samlinger er sikret god arkivmæssig opbevaring, og at de er forsvarligt
journaliseret og registreret. Ligeledes sikres, at der er offentlig tilgængelig
adgang i arkivet med bekendtgjorte ugentlige åbningstider, fraset
ferieperioder, således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres.
Arkivlederen har til opgave at indberette årlige kulturstatistiske oplysninger til
SLA.
Bestyrelsen sikrer, at en arkivleder inden for en periode på fire år efter sin
ansættelse påbegynder en af SLA godkendt grunduddannelse for arkivledere.
Bestyrelsen skal arbejde for god medlemspleje og medlemstilgang, samt
inspirere arkivlederen og de frivillige i deres daglige arbejde.
§ 9. Økonomi
Asperup-Roerslev Lokalhistoriske Arkivforening og Asperup-Roerslev
2Lokalhistoriske Arkiv drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra såvel det
offentlige, som fra institutioner, virksomheder, foreninger, fonde og private,
herunder medlemskontingent. Såvel foreningens som arkivets regnskab
varetages af foreningens kasserer og revideres for begge kasser under et af
foreningens valgte revisorer. Formanden og kassereren tegner Asperup-
Roerslev Lokalhistorisk Arkivforening og det lokalhistoriske Arkiv. Pengemidler
som såvel arkivet som foreningen råder over, skal indestå på oprettede konti i
et pengeinstitut.
Formanden og kassereren må foretage indkøb, nødvendige for arkivets daglige
drift.
Foreningen kan ikke stifte gæld eller optage lån.
Det reviderede fællesregnskab for begge kasser fremlægges på den årlige
generalforsamling. Regnskabsperioden følger kalenderåret. Bestyrelsen
fastlægger budget for såvel foreningen som for arkivet.
§ 10. Generalforsamlingen
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær
generalforsamling afholdes årligt i første kvartal. Der indkaldes hertil med 14
dages varsel ved annoncering i lokale medier.
Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte
medlemmer. Medlemmer kan stille op til valg på generalforsamlingen. Eventuel
kontingentrestance skal indfries straks. Der kan kun stemmes ved personligt
fremmøde, og hver husstand råder over én stemme. Fremsættes anmodning
om skriftlig afstemning, skal ønsket opfyldes.
Dagsorden for ordinær generalforsamling indeholder følgende punkter:
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formanden årsberetning
4. Arkivlederens årsberetning
5. Kassereren fremlægger foreningensreviderede regnskab
6. Kassereren fremlægger arkivets reviderede regnskab
7. Fastsættelse af medlemskontingent
8. Valg af 2 eller 3 bestyrelsesmedlemmer, 2 suppleanter, 2 revisorer, og 1
revisorsuppleant
9. Behandling af indkomne forslag
10. Eventuelt
Forslag som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være
formanden i hænde senest 1 uge før generalforsamlingen.
Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen eller af
medlemmerne, hvis en tredjedel af disse fremsætter skriftlig anmodning herom
til formanden med angivelse af motiveret dagsorden.
I sidst nævnte tilfælde afholdes den ekstraordinære generalforsamling senest 4
uger, efter at anmodningen er formanden i hænde.
§ 11. Vedtægtsændringer
Ændringer i vedtægterne skal vedtages på en generalforsamling med
almindeligt stemmeflertal. De reviderede vedtægter skal fremsendes til
godkendelse i SLA, SLA -Fyn, Middelfart kommune og foreningens
pengeinstitut.
§ 12. Opløsning af foreningen
Foreningen kan opløses ved almindelig flertalsbeslutning ved to på hinanden
følgende generalforsamlinger med mindst 4 og højst 6 ugers mellemrum. Den
sidste skal være en ekstraordinær generalforsamling med dette ene punkt på
dagsordenen. Ved opløsning af foreningen skal samlingerne anbringes efter
nærmere aftale mellem kommunalbestyrelsen og SLA-FYN, så at deres
forbliven i offentligt eje og deres offentlige tilgængelighed garanteres. Ved
foreningens ophør følger foreningens midler arkivalierne.
§ 13. Ikrafttrædelse
Denne vedtægt træder først i kraft efter godkendelse i SLA, SLA – Fyn,
Middelfart Kommune og foreningens pengeinstitut.
Revideret og vedtaget på generalforsamlingen den 11. marts 2024
————————————————————
———————————————————— Foreningens formand
______________________________________________________________
Foreningens kasserer

Til toppen